Ecom Taloushallinnon käyttöönotossa on hyvä käydä läpi ainakin alla listatut asiat. Mikäli käyttöönoton yhteydessä tai sen jälkeen ilmenee ongelmia/kysymyksiä, suosittelemme lämpimästi olemaan yhtyedessä Finago Ecomin asiakaspalveluun.
Laskutus- ja myyntireskontran käyttöönottoopas sisältää
YRITYKSEN PERUSTIETOJEN SYÖTTÄMINEN
TUOTEREKISTERI: HINNASTOJEN JA ALENNUSLUETTELOIDEN SISÄÄNAJO SEKÄ TUOTTEIDEN HINNOITTELU
ASIAKASREKISTERI
KÄYTTÄJÄTUNNUSTEN LUOMINEN
1.Yrityksen perustietojen syöttäminen
Yrityksen perustiedot täytetään Ecom-ohjelmistossa ns. ”oletuksiin”. Jokaisen ohjelman osa-alueen takaa löytyy kyseistä osa-auetta koskevat oletukset (Laskutus- ja myyntireskontraoletukset, Tuoteoletukset, Tarjouslaskentaoletukset, jne.) Pääsääntöisesti kaikki oletukset löytyvät Ohjelmat-valikosta kunkin osa-alueen takaa (Poikkeuksena perusoletukset, jotka löytyvät suoraan ohjelmat-valikon alta).
Perusoletukset: (Ohjelmat -> Perusoletukset)
Perusoletuksiin lisätään kaikki yrityksen perustiedot kuten yrityksen henkilöt ja logo-tiedosto tulosteita varten.
Perus-välilehdelle voidaan lisätä yrityksen logo-tiedosto. Tiedostossa olisi hyvä olla logon lisäksi myös yrityksen yhteystiedot. Tarkista myös, että sinulla on rasti kohdassa ”Varmista rivien korvaus”.
Työnantajat-välilehdelle täytetään oman yrityksen tiedot sekä mahdolliset vuokratyöyritykset, mikäli käytetään vuokratyövoimaa.
Henkilöt-välilehdelle syötetään yrityksen henkilöt.
Laskutus- ja myyntireskontraoletukset: (Ohjelmat -> Laskutus- ja myyntireskontraoletukset)
Laskutusoletuksissa muokataan myyntireskontraan liittyviä perustietoja kuten laskutustietoja, lomaketietoja, myyntitilejä ja yrityksen tilejä.
Laskutusoletuksissa voidaan myös ottaa käyttöön sähköinen laskutus veloituksetta (ks Maventa-palvelu).
Perus-välilehden oikeaan yläkulmaan voidaan syöttää aloittava lasku- ja lähetenumero. Tilinumero-kenttään syötetään tilinumero(t), jo(t)ka halutaan näkyviin laskulle.
Laskutusoletusten toisella välilehdellä voidaan määritellä, mitä maksuehtoa halutaan käyttää oletuksena. Maksuehtoja voidaan myös lisätä +-merkistä.
Tulostus-välilehdellä määritetään, mitä laskulomaketta halutaan oletuksena käyttää. ”Blanko, ilman tuotenumeroa” on hyvä peruslomake. Lomakkeita voidaan muokata enemmän avaamalla lomake-editori ”Muokkaa lomakkeita”-napista.
Myyntitilit-välilehdellä on listaus myyntitileistä. Huomaa, että tiliä 3188 käytetään laskuilla, jotka kuuluvat käännetyn alvin piiriin.
Suoritustilit-välilehdelle merkitään yrityksen tilinumero suoritusten kirjaamisia varten. Hyvitystili on hyvä luoda viimeistään siinä vaiheessa, kun Finago Ecomilla tehdään ensimmäinen hyvityslasku.
Sähköinen lasku -välilehdellä voidaan ottaa käyttöön sähköisten laskujen lähetys (ja halutessa vastaanotto). Sähköinen laskutus otetaan käyttöön Rekisteröitymällä Ecom-Maventa-palveluun.
Asiakas- ja toimittajaoletukset: (Ohjelmat -> Asiakkaat/toimittajat -> Asiakas-/toimittajaoletukset)
Asiakasoletuksissa voidaan luoda asiakasryhmiä, mikäli haluat ryhmitellä asiakkaat esim yksityisiin henkilöihin ja yrityksiin.
2. Tuoterekisteri: Hinnastojen ja alennusluetteloiden sisäänajo sekä tuotteiden hinnoittelu
Ecom-ohjelmiston hinnastopalvelusta voidaan ladata aina kuun alussa tukkureiden uusimmat hinnastot. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan minkä alan hinnastot haluaa ajaa Finago Ecomiin kultakin toimittajalta. Hinnastopalvelulla pidetään ajan tasalla tukkureiden listahintoja, mutta jotta ohjelmasta nähdään suoraan myös nettohinnat, sinne tulee ajaa sisään myös yrityskohtaiset alennusluettelot. OVT-muotoiset alennusluettelot kannattaakin pyytää tukkureilta sähköpostiin heti Finago Ecomia käyttöön otettaessa. Kun hinnastot ja alennukset on ajettu ohjelmaan sisään, tuotteille muodostetaan myyntihinta hinnoittelun avulla.
Hinnastojen sisäänajo (Ohjelmat -> Tietojen siirto -> OVeT-palvelu (hinnastot Internetistä) tai vaihtoehtoisesti Hinnastot-pikanappi)
Hinnastopalvelusta ladataan haluttujen tukkurien tuotteet ja hinnat (+tuotekuvat) ja määritetään siirtoasetukset
Tuotetiedosto sisältää tuotenumerot ja -nimet sekä tuotteiden ominaisuudet. Hintatiedosto sisältää tuotteiden ovh-hinnat sekä alennusryhmätiedon
Mikäli haluat tuoda Finago Ecomiin muiden tukkurien hinnastoja Excel-muodossa, ohjeet löytyvät täältä.
Omia tuotteita voidaan lisätä yksitellen avaamalla tuotteet (Ohjelmat -> Tuotteet -> Tuotteet) ja painamalla +-merkkiä tai kopiointimerkkiä. Omien tuotteiden tuotealaksi valitaan ”Omat tuotteet”.
Hinnastopalvelun yläkentässä valitaan, minkä tuotealan hinnastot halutaan näkyviin. Tämän jälkeen rastitetaan haluttujen tukkureiden tuote- ja hintatiedostot, valitaan siirtoasetukset ja pianetaan OK. Hinnastopalvelussa voidaan myös valita toimittajat, joiden uusista hinnastoista halutaan saada hälytys.
Alennusluetteloiden sisäänajo (Ohjelmat -> Tietojen siirto -> Tuoteala (Sähkö/LVI/Kylmä/Rakennus/Muu) -> Tukkurien hinnastot (hinnat, tuotteet ja alennukset)
Ohjeet alennusluetteloiden sisäänajoon löytyvät täältä.
Tuotteiden hinnoittelu (Ohjelmat -> Tuotteet -> Tuotteiden hinnoittelu)
Tuotteiden hinnoittelun avulla muodostetaan tuotteille haluttu myyntihinta. Myyntihinta voidaan muodostaa joko tuotteen lista- tai nettohinnan perusteella.
3. Asiakasrekisteri
Mikäli yrityksellä on esimerkiksi aiemmasta taloushallinnon ohjelmasta luotu Excel-tiedosto asiakkaista, se voidaan tuoda Finago Ecomiin valitsemalla Asiakastietojen tuonti Excelistä (Ohjelmat -> Asiakkaat/toimittajat -> Asiakastietojen tuonti Excelistä/tekstitiedostosta).
Asiakkaat voidaan myös luoda yksitellen asiakasrekisteriin (Ohjelmat Asiakkaat/toimittajat -> Asiakkaat) painamalla +-näppäintä.
Asiakkaan tietoihin voidaan syöttää asiakaskohtaisia asetuksia mm. laskutukseen ja hinnoitteluun liittyen.
Asiakkaan alennukset saadaan Ecomissa muodostettua automaattisesti käyttämällä alennustaulukkoa. Alennustaulukko antaa alennusta kustakin tuotteesta sen mukaan, mikä kate tuotteella on. (Mikäli asiakkaan hinnoitteluun on sovittu tietty vakiokate, se syötetään Myyntiehdot-välilehdellä.)
Mikäli asiakkaalle on sovittu sopimushintoja esimerkiksi työtunneille, hinta voidaan syöttää asiakkaan vakiotuotteisiin. Vakiotuotteen taakse syötetty myyntihinta ajaa yli tuoterekisterin normaalin myyntihinnan asiakkaan laskulla.
Asiakkaan laskutusoletukset-välilehdelle syötetään asiakkaan laskutusosoite ja verkkolaskuosoite. Mikäli käytössä on Mavennan sähköinen laskutus, osoite syötetään kuvassa näkyvällä tavalla.
4. Käyttäjätunnusten luominen
Finago Ecomiin voidaan halutessa luoda käyttäjätunnus ja salasana (tai useampia tunnuksia), jotka syötetään kirjautumisikkunaan ohjelman käynnistämisen yhteydessä. Käyttäjätunnukset liitetään käyttäjäryhmään, joka määrittää käytttäjän oikeudet Finago Ecomiin. Käyttäjätunnuksia hallitaan sijainnissa Ohjelmat -> Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet
Uusi käyttäjätunnus luodaan +-näppäimellä.